Licencias e incapacidades - Empresas e independientes Licencias e incapacidades - Empresas e independientes

 

Una incapacidad es el estado de inhabilidad física y mental de una persona, que le impide desarrollar de forma temporal o permanente su profesión u oficio. Esta se puede dar como consecuencia de una enfermedad o accidente. 

La transcripción es el acto mediante el cual NUEVA EPS traslada al formato único del sistema de información el certificado de incapacidad o licencia ordenada por el médico u odontólogo tratante.

Deberás solicitar el proceso de la transcripción de la incapacidad en los 30 días siguientes a su expedición en cualquier Oficina de Atención al Afiliado.

En virtud de la autonomía señalada en el concepto No.156144 de 2012, emitido por el Ministerio de Salud y Protección Social, NUEVA EPS realizará las validaciones relacionadas con los requisitos de información y expedición del certificado y establecerá si lo transcribe o no y las condiciones en que lo hará. Así mismo, comunicará de manera formal al solicitante por los medios autorizados (mensaje de texto y/o correo electrónico) el resultado de su solicitud.  

Recuerda que el proceso de transcripción debe ser realizado por el afiliado y se puede realizar para certificados médicos emitidos por la red de atención no exclusiva de NUEVA EPS.
Presenta en cualquier Oficina de Atención al Afiliado (OAA), la incapacidad o licencia expedida por el médico tratante de la Red de atención de NUEVA EPS. Es indispensable que la incapacidad médica sea presentada durante el mismo mes en que fue expedida por el médico tratante. Descarga y diligencia el Formato de Solicitud y Notificación de Transcripción para Incapacidad o Licencia y preséntalo en la OAA.
Anexa los documentos correspondientes, según el tipo de incapacidad, los cuales deben ser legibles.

Epicrisis o documento que soporte la atención médica que originó la incapacidad.
Incapacidad original de la institución médica adscrita a NUEVA EPS la cual deberá contar con la siguiente información de manera obligatoria:

  • Nombre, tipo y número de identificación de la IPS que expide la incapacidad.
  • Datos del médico tratante u odontólogo que expide la incapacidad: nombres y apellidos, número y tipo de documento de identificación, número de registro médico, firma y sello.
  • Tipo y número de documento de identificación, así como nombres y apellidos del afiliado.
  • Lugar y fecha de expedición.
  • Código del diagnóstico con su descripción. (El código y su descripción deben corresponder con lo definido en la Clasificación Internacional de Enfermedades CIE-10)
  • Contingencia u origen. (En el Sistema de Salud el origen de la incapacidad se considera común o laboral y las contingencias como enfermedad general, accidente de tránsito, accidente de trabajo, enfermedad laboral, licencia de maternidad y paternidad).
  • Tipo de incapacidad: ambulatoria u hospitalaria.
  • Marcación de prórroga de incapacidad: sí o no, según corresponda.
  • Días de incapacidad en letras y/o números. (No pueden exceder 30 días; Resolución 2266 de 1998, Artículo 10).
  • Fecha inicial y fecha final de la incapacidad.

* Recuerda que una vez transcrita tu incapacidad y/o licencia, podrás consultar, descargar e imprimir tu certificado a través de nuestra página web, siguiendo esta ruta:

¿Qué debes tener en cuenta para transcribir tu incapacidad?
Para atender tu solicitud de transcripción, la incapacidad deberá contar con la información descrita anteriormente además de ser emitida por:

  • Un médico u odontólogo autorizado para el ejercicio de su profesión en el área de Salud inscrito en el Registro Único Nacional del Talento Humano en Salud (ReTHUS).
  • Una Institución Prestadora de Salud (IPS) habilitada ante el Ministerio de Salud para la prestación del servicio, información que es verificada a través del código habilitador asignado a cada entidad.

El no cumplimiento de alguno de estos requisitos ocasionará la devolución de tu solicitud en virtud de lo establecido en la Ley 23 de 1981, Decreto 780 de 2016, Resolución 1995 de 1999, Resolución 2266 de 1998. Así mismo, en los casos que así lo requieran NUEVA EPS se reserva el derecho de solicitar ampliación de información y/o documentación adicional además de la ya mencionada.

1. Epicrisis o documento que soporte la atención del parto y que contenga:
  • Semanas de gestación o edad gestacional.
  • Número de recién nacidos.
  • Día probable de parto.

2. Incapacidad original de la institución médica adscrita a NUEVA EPS la cual deberá contar con la siguiente información de manera obligatoria:

  • Nombre, tipo y número de identificación de la IPS que expide la incapacidad.
  • Datos del médico tratante u odontólogo que expide la incapacidad: nombres y apellidos, número y tipo de documento de identificación, número de registro médico, firma y sello.
  • Número y tipo de documento de identificación, así como nombres y apellidos del afiliado.
  • Lugar y fecha de expedición.
  • Código del diagnóstico con su descripción. (El código y su descripción deben corresponder con lo definido en la Clasificación Internacional de Enfermedades CIE-10).
  • Contingencia u origen. (En el Sistema de Salud el origen de la incapacidad se considera común o laboral y las contingencias como enfermedad general, accidente de tránsito, accidente de trabajo, enfermedad laboral, licencia de maternidad y paternidad).
  • Tipo de incapacidad: ambulatoria u hospitalaria.
  • Días de incapacidad en letras y/o números.
  • Fecha inicial y fecha final de la incapacidad.

3. Registro civil de nacimiento o certificado de nacido vivo del DANE.

4. Si la licencia fue expedida fuera del país, para realizar tu solicitud es necesario adjuntar los soportes mencionados apostillados o legalizados por el consulado del país que la originó y traducidos al idioma oficial “español” (Resolución 3269 del 14 junio de 2016).

¿Qué debes tener en cuenta?

Para atender tu solicitud de transcripción, la incapacidad deberá contar con la información descrita anteriormente además de ser emitida por:

  • Un médico u odontólogo autorizado para el ejercicio de su profesión en el área de Salud inscrito en el Registro Único Nacional del Talento Humano en Salud (ReTHUS).
  • Una Institución Prestadora de Salud (IPS) habilitada ante el Ministerio de Salud para la prestación del servicio, información que es verificada a través del código habilitador asignado a cada entidad.

El no cumplimiento de alguno de estos requisitos ocasionará la devolución de tu solicitud en virtud de lo establecido en la Ley 23 de 1981, Decreto 780 de 2016, Resolución 1995 de 1999, Resolución 2266 de 1998. Así mismo, en los casos que así lo requieran NUEVA EPS se reserva el derecho de solicitar ampliación de información y/o documentación adicional además de la ya mencionada.

  • Fotocopia del documento de identificación.
  • Registro civil de nacimiento. (Según lo definido en la Ley 1822, artículo 1, parágrafo 2°, el registro civil de nacimiento es el único soporte válido para otorgar la licencia de paternidad y el mismo deberá presentarse a la EPS dentro de los 30 días hábiles siguientes a la fecha de nacimiento del menor).
  • Epicrisis o documento que soporte la atención del parto de la madre y donde se encuentren relacionadas las semanas de gestación.

¿Qué debes tener en cuenta?

  • Para atender tu solicitud de transcripción, deberás aportar los documentos mencionados, de lo contrario tu solicitud será devuelta en virtud de lo establecido en la Ley 23 de 1981, Decreto 780 de 2016, Resolución 1995 de 1999, Resolución 2266 de 1998. Así mismo, en los casos que así lo requieran NUEVA EPS se reserva el derecho de solicitar ampliación de información y/o documentación adicional además de la ya mencionada.
  • Fotocopia del documento de identificación del afiliado,
  • Acta de entrega expedida por el ICBF con la que oficialmente el menor de edad es entregado en adopción o sentencia de adopción decretada por un juez de familia.
  • Registro civil por cada hijo adoptivo.

¿Qué debes tener en cuenta?

  • Para atender tu solicitud de transcripción deberás aportar los documentos mencionados, de lo contrario tu solicitud será devuelta en virtud de lo establecido en la Ley 23 de 1981, Decreto 780 de 2016, Resolución 1995 de 1999, Resolución 2266 de 1998. Así mismo, en los casos que así lo requieran NUEVA EPS se reserva el derecho de solicitar ampliación de información y/o documentación adicional además de la ya mencionada.
  1.  Epicrisis o documento que soporte la atención médica que originó la incapacidad.
  2. Copia del reporte de accidente de tránsito SOAT o epicrisis y/o soporte de atención médica que describa el accidente.
  3. Incapacidad original de la institución médica adscrita a NUEVA EPS la cual deberá contar con la siguiente información de manera obligatoria:
  • Nombre, tipo y número de identificación de la IPS que expide la incapacidad.
  • Datos del médico tratante u odontólogo que expide la incapacidad: nombres y apellidos, número y tipo de documento de identificación, número de registro médico, firma y sello.
  • Tipo y número de documento de identificación, así como nombres y apellidos del afiliado.
  • Lugar y fecha de expedición.
  • Código del diagnóstico con su descripción. (El código y su descripción deben corresponder con lo definido en la Clasificación Internacional de Enfermedades CIE-10).
  • Contingencia u origen. (En el Sistema de Salud el origen de la incapacidad se considera común o laboral y las contingencias como enfermedad general, accidente de tránsito, accidente de trabajo, enfermedad laboral, licencia de maternidad y paternidad).
  • Tipo de incapacidad: ambulatoria u hospitalaria.
  • Marcación de prórroga de incapacidad: sí o no, según corresponda.
  • Días de incapacidad en letras y/o números. (No pueden exceder 30 días; Resolución 2266 de 1998, artículo 10).
  • Fecha inicial y fecha final de la incapacidad.

¿Qué debes tener en cuenta?

  • Para atender tu solicitud de transcripción, la incapacidad deberá contar con la información descrita anteriormente además de ser emitida por:
  • * Un médico u odontólogo autorizado para el ejercicio de su profesión en el área de Salud inscrito en el Registro Único Nacional del Talento Humano en Salud (ReTHUS).
  • * Una Institución Prestadora de Salud (IPS) habilitada ante el Ministerio de Salud para la prestación del servicio, información que es verificada a través del código habilitador asignado a cada entidad.
  • El no cumplimiento de alguno de estos requisitos ocasionará la devolución de tu solicitud en virtud de lo establecido en la Ley 23 de 1981; Decreto 780 de 2016; Resolución 1995 de 1999; Resolución 2266 de 1998. Así mismo, en los casos que así lo requieran NUEVA EPS se reserva el derecho de solicitar ampliación de información y/o documentación adicional además de la ya mencionada.
  1. Epicrisis o documento que soporte la atención médica que originó la incapacidad.
  2. Accidente de Trabajo: Copia del Formato Único para Reporte de Accidente de Trabajo (FURAT) y/o dictamen de calificación de origen.
  3. Enfermedad Laboral: certificación de origen expedida por la ARL o constancia de ejecutoriado de dictamen de las Juntas Regionales o en ausencia de este, el Dictamen de Origen de la Junta Nacional de calificación de invalidez.
  4. Incapacidad original de la institución médica adscrita a NUEVA EPS la cual deberá contar con la siguiente información de manera obligatoria:
  • Nombre, tipo y número de documento de la IPS que expide la incapacidad.
  • Datos del médico tratante u odontólogo que expide la incapacidad: nombres y apellidos, número y tipo de documento de identificación, número de registro médico, firma y sello.
  • Tipo y número de documento de identificación, así como nombres y apellidos del afiliado.
  • Lugar y Fecha de expedición.
  • Código del diagnóstico con su descripción. (El código y su descripción deben corresponder con lo definido en la Clasificación Internacional de Enfermedades CIE-10).
  • Contingencia u origen. (En el Sistema de Salud el origen de la incapacidad se considera común o laboral y las contingencias como enfermedad general, accidente de tránsito, accidente de trabajo, enfermedad laboral, licencia de maternidad y paternidad).
  • Tipo de incapacidad: ambulatoria u hospitalaria.
  • Marcación de prórroga: sí o no, según corresponda.
  • Días de incapacidad en letras y/o números. (No pueden exceder 30 días, según el artículo 10 de la Resolución 2266 de 1998).
  • Fecha inicial y fecha final de la incapacidad.

¿Qué debes tener en cuenta?

  • Para atender tu solicitud de transcripción, la incapacidad deberá contar con la información descrita anteriormente además de ser emitida por:
  • * Un médico u odontólogo autorizado para el ejercicio de su profesión en el área de Salud inscrito en el Registro Único Nacional del Talento Humano en Salud (ReTHUS).
  •  * Una Institución Prestadora de Salud (IPS) habilitada ante el Ministerio de Salud para la prestación del servicio, información que es verificada a través del código habilitador asignado a cada entidad.
  • El no cumplimiento de alguno de estos requisitos ocasionará la devolución de tu solicitud en virtud de lo establecido en la Ley 23 de 1981; Decreto 780 de 2016; Resolución 1995 de 1999; Resolución 2266 de 1998. Así mismo, en los casos que así lo requieran NUEVA EPS se reserva el derecho de solicitar ampliación de información y/o documentación adicional además de la ya mencionada.

De acuerdo con lo establecido en la normatividad legal, NUEVA EPS NO podrá realizar la transcripción de los siguientes tipos de incapacidades:

  • Incapacidades expedidas por médicos de medicina legal, médicos particulares durante atención ambulatoria, las que se originan durante tratamientos con fines de aplicación cosmética, estética, suntuaria o de embellecimiento o las originadas por atenciones de exclusiones del Plan de Beneficios en Salud. (Ley 1295 de 1994, artículo 38, Corte Constitucional en sentencia T388-2002 SU 480 de 1997, concepto jurídico 19541 del 26 de octubre 2016, Decreto 2353 de 2015, artículo 81, concepto del Ministerio de la Protección Social 332671 de octubre 27 de 2011).
  • Incapacidades expedidas por fuera del país, lo anterior teniendo en cuenta que el Plan de Beneficios en Salud (PBS) no tiene cubrimiento fuera del territorio nacional, (Ley Corte Constitucional en sentencia T388-2002 SU 480/97, Decreto 806/98 Art.1).
  • Incapacidades expedidas por enfermedad o lesiones a parientes que dependan del afiliado cotizante. En estos casos, el afiliado deberá hacer uso de la “Licencia por calamidad doméstica” definida en el artículo 57 numeral 6 del Código Sustantivo del Trabajo la cual es otorgada directamente por el empleador.
  • Incapacidades expedidas a los afiliados que ya presentan una pérdida de capacidad laboral igual o mayor al 50 %, teniendo en cuenta que el afiliado:

Adquiere el estatus de invalidez permanente y disfrute de pensión de invalidez por riesgo común, la cual está a cargo de la administradora de fondo de pensiones (Decreto 758 de 1990, artículos 5 y 10).

No puedes acceder al pago de incapacidades y pensión de invalidez al mismo tiempo.

  • Incapacidades expedidas para afiliados que no cuenten con un vínculo laboral vigente para el periodo de inicio de la incapacidad o que se encuentren vinculados en calidad de beneficiarios o cotizantes pensionados.
  • Incapacidades expedidas para cotizantes independientes cuyos ingresos no provengan de una actividad laboral (Artículo 227 del Código Sustantivo de Trabajo y Sentencia C-543 de 2007 de la Corte Constitucional).

En las situaciones que así lo requieran, NUEVA EPS podrá solicitar a los cotizantes independientes la presentación del RUT, certificado por contador que acredite actividad laboral y certificado actual de afiliación a fondo de pensión para proceder con el proceso de transcripción correspondiente (Decreto 806 de 1998, Art 82-85).

NUEVA EPS se reserva el derecho de negar la transcripción solicitada, en caso de que:

  • Se compruebe plenamente que hubo fraude en su expedición, falsedad en los documentos aportados, cuando se efectúen cobros al Sistema General de Seguridad Social en Salud con datos falsos.
  • Cuando se detecte durante el tiempo de incapacidad que el cotizante se encuentra emprendiendo una actividad alterna que le impide su recuperación y de la cual deriva ingresos y en general cuando los afiliados hayan incurrido en conductas constituidas como abuso del derecho en los términos definidos por el capítulo IV del Decreto 1333 de julio de 2018.

NUEVA EPS brinda el acompañamiento de remisión al fondo de pensiones para todos los afiliados que presenten un evento de incapacidad temporal y por el cual se hayan generado incapacidades de origen no laboral durante 120 días continuos o más.

De esta forma y en concordancia con lo establecido en el Decreto 019/2012, Artículo 142, elabora el concepto de rehabilitación correspondiente y lo remite ante la administradora de fondo de pensiones donde se encuentre vinculado el afiliado antes del día 150 para que esta entidad continúe efectuando el reconocimiento económico de incapacidades que se puedan generar superiores a los 181 días y realice la calificación de la pérdida de la capacidad laboral.

Recuerda que es fundamental realizar el proceso de transcripción de las incapacidades en los siguientes 30 días calendario contados a partir de su fecha de expedición para lograr que este acompañamiento de remisión se dé en los plazos señalados y se realice el reconocimiento oportuno de las incapacidades en los primeros 180 días y los posteriores ante el fondo de pensiones.

 

Recuerda que solo los empleadores o cotizantes independientes se encuentran autorizados para solicitar el reconocimiento económico de incapacidades y licencias. Por lo tanto, la cuenta bancaria inscrita debe estar a nombre del empleador o cotizante independiente.

Para realizar el proceso de inscripción de cuenta, como empleador o cotizante independiente debes radicar previamente los siguientes documentos en la Oficina de Atención al Afiliado más cercana en tu ciudad dirigidos a la Dirección de Gestión Tributaria:

  1. Formato de solicitud de creación o actualización de terceros completamente diligenciado.
  2. Persona jurídica: empleadores identificados con número de Identificación Tributaria NIT:
  • Copia de RUT.
  • Copia del documento de identificación del representante legal.
  • Certificado original de Cámara de Comercio o certificado de existencia y representación Legal con vigencia no mayor a 30 días.
  • Certificación bancaria de una cuenta a nombre del empleador o cotizante independiente adscrita a la Red ACH con vigencia no mayor a 90 días.

Persona natural:

  • Certificación bancaria de una cuenta a nombre del empleador o cotizante independiente adscrita a la Red ACH con vigencia no mayor a 90 días.
  • Si no posees una cuenta bancaria, podrás solicitar que el pago se realice directamente a tu nombre por ventanilla.
  • Copia del documento de identificación.

¿Qué debes tener en cuenta?

  • El proceso de inscripción de cuenta se realiza en un plazo ocho días hábiles contados a partir del día siguiente en que radicaste la solicitud. Para realizar el proceso de solicitud de pago a través de nuestro portal transaccional, deberás esperar a que haya transcurrido este tiempo.
  • La presentación de los documentos se requiere por primera y única vez o en caso de efectuar alguna novedad en tu razón social, representación legal o cuenta bancaria.
  • La inscripción de tu cuenta en nuestro sistema de información solo podrá realizarse si cumples con todos los requisitos. Podrás solicitar información del resultado de tu trámite en la Oficina de Atención al Afiliado donde solicitaste la inscripción.

Como empleador o cotizante independiente, tu solicitud de pago por concepto de incapacidades y licencias debe ser radicada únicamente a través de Trámites en línea.

Requisitos para realizar tu solicitud de pago

  • Tener un usuario registrado en Trámites en línea.
  • Tener una cuenta bancaria registrada en nuestro sistema de información para abono por concepto de prestaciones económicas.

¿Cómo realizar tu registro en el Portal Transaccional?

  • Ingresa a Trámites en línea desde nuestra página web www.nuevaeps.com.co 
  • Selecciona “Solicitar un nuevo usuario”, lee y acepta las condiciones de servicio.
  • Selecciona la opción “Empleador” e ingresa tus datos en el formulario y acepta.

Una vez ingreses toda la información, recibirás en el correo electrónico registrado el usuario y la contraseña para acceder a los servicios ofrecidos en el Portal Transaccional de NUEVA EPS.

¿Cómo realizar tu solicitud de pago?

  • Ingresa a nuestra página web www.nuevaeps.com.co y selecciona Trámites en línea.
  • Digita tu usuario y contraseña e ingresa, así se activará la opción de “Servicio en línea”.
  • También se habilitará el botón de “Empleador”. Ingresa y selecciona la empresa para la cual deseas realizar tu solicitud de pago.
  • En el menú “Incapacidades” selecciona “Solicitudes de pago”
  • Elige la forma de pago, las incapacidades que deseas cobrar y selecciona la opción “Enviar”.

En el menú “Incapacidades” también podrás encontrar las siguientes opciones:    

  • Consulta giro de incapacidades: a través de esta consulta podrás verificar el detalle de las incapacidades y licencias pagadas que son transferidas a tu cuenta o fueron reclamadas en las sucursales Bancolombia en todo el país. El detalle de esta consulta estará disponible para descargar en formato Excel facilitando la conciliación de los valores reconocidos por concepto de incapacidades y licencias dos semanas después de realizada la transferencia o efectuada la reclamación del pago por ventanilla.
  • Generación certificado de incapacidad y licencia: esta opción te permite obtener los certificados de incapacidades y licencias emitidos a sus afiliados luego de haber efectuado el proceso de trascripción o una vez finalizada la consulta en nuestras IPS exclusivas. De esta forma contarás con información veraz y oportuna que te permitirá realizar un mejor seguimiento al estado de salud de tus colaboradores.
  • Generación certificado fondo de pensiones: a través de esta opción podrás generar la certificación requerida por tus empleados para iniciar los trámites ante el fondo de pensiones de manera ágil y oportuna evitando desplazamientos.
  • Estadísticas de incapacidad: la información de las estadísticas se ha complementado con el detalle “Solicitud de pago” a través del cual podrás verificar las solicitudes de pago efectuadas en los últimos seis meses para los trámites de seguimiento. Así mismo, la estadística de incapacidades “pagadas” ha sido complementada con información sobre las fechas de transferencia y los valores reconocidos para cada una de las incapacidades en los últimos tres años contados hacia atrás a partir de la fecha en que realiza la consulta.

Recuerda que en cumplimiento de la Circular 011 de la Superintendencia de Salud, la solicitud de pago de incapacidades y licencias debe realizarse con la periodicidad de la nómina y por la parte causada por esta razón las incapacidades y licencias expedidas a sus empleados estarán disponibles para cobro 30 días después de la fecha de inicio de las mismas.

Así mismo, las incapacidades relacionadas a continuación no estarán disponibles para cobro. Lo anterior teniendo en cuenta que en cumplimiento de la normatividad legal vigente estas incapacidades no están a cargo de la EPS.

Descripción Entidad responsable del reconocimiento económico Marco normativo

Incapacidades iniciales

inferiores a 3 días

Empleador

Decreto 2943 del 17 de diciembre de 2013

Incapacidades con acumulados

superiores a los 180 días

Administradora Fondo de Pensiones (AFP) Decreto Ley 019 de 2012

Incapacidades con origen

accidente de trabajo o

enfermedad profesional

Administradora de Riesgos Laborales (ARL) Decreto 1295 de 1994

 

¿Qué debes tener en cuenta?

Las incapacidades con acumulados superiores a 540 días pueden ser solicitadas para cobro por el aportante a través de comunicación escrita radicada en la Oficina de Atención al Afiliado. 

Marco normativo

Decreto 1333 de 2018: Decreto por el cual se reglamenta el procedimiento de revisiones periódicas de las incapacidades por enfermedad general de origen común por parte de las EPS, el momento de la calificación definitiva, el reconocimiento de incapacidades superiores a 540 días y las situaciones de abuso del derecho que generen la suspensión y pago de las mismas.

Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social 780 de 2016: Decreto por el cual se compila y simplifica todas las normas reglamentarias preexistentes en el sector de la salud. Tiene como objetivo racionalizar las normas de carácter reglamentario que rigen en el sector y contar con un instrumento jurídico único.
 

Compartir en:

Solidez

solidez
Nuestro grupo de accionistas respalda nuestro trabajo.

Protección

Protección
Más de 100 millones de atenciones en salud en un año.

Cobertura

Estamos en 1.117 de los 1.125 municipios del país.

Respaldo

Respaldo
Las mejores instituciones de salud a tu servicio.