Licencias e incapacidades Licencias e incapacidades

 

Una incapacidad es el estado de inhabilidad física y mental de una persona, que le impide desarrollar de forma temporal o permanente su profesión u oficio. Esta se puede dar como consecuencia de una enfermedad o accidente.

Para solicitar la transcripción y el pago de tu licencia o incapacidad, en NUEVA EPS debes seguir estos pasos:

Solicita la transcripción

La transcripción es el acto mediante el cual NUEVA EPS traslada al formato único del sistema de información el certificado de incapacidad o licencia ordenada por el médico u odontólogo tratante. 

Ten en cuenta que el proceso de transcripción debe ser realizado por el afiliado dentro de los 30 días siguentes a la expedición y únicamente es necesario para los certificados médicos emitidos por la red de atención no exclusiva de NUEVA EPS.

  1. Presenta en una Oficina de Atención al Afiliado (OAA), la incapacidad o licencia expedida por el médico tratante de la red de atención de NUEVA EPS. Es indispensable que la incapacidad médica sea presentada durante el mismo mes en que fue expedida.
  2. Descarga y diligencia el Formato de Solicitud y Notificación de Transcripción para Incapacidad o Licencia y preséntalo en la OAA.
  3. Anexa los documentos correspondientes en formato legible, según el tipo de incapacidad.

La transcripción no garantiza el pago de la licencia o incapacidad. Una vez sea transcrita, no olvides realizar tu solicitud de pago

En virtud de la autonomía señalada en el concepto No.156144 de 2012, emitido por el Ministerio de Salud y Protección Social, NUEVA EPS realizará las validaciones relacionadas con los requisitos de información y expedición del certificado y establecerá si lo transcribe o no y las condiciones en que lo hará. Así mismo, comunicará de manera formal al solicitante por los medios autorizados (mensaje de texto y/o correo electrónico) el resultado de su solicitud.

Incapacidades de más de 120 días de remisión a la administradora de fondo de pensiones

NUEVA EPS brinda el acompañamiento de remisión al fondo de pensiones para todos los afiliados que presenten un evento de incapacidad temporal y por el cual se hayan generado incapacidades de origen no laboral durante 120 días continuos o más.

De esta forma y en concordancia con lo establecido en el Decreto 019/2012, Artículo 142, elabora el concepto de rehabilitación correspondiente y lo remite ante la administradora de fondo de pensiones donde se encuentre vinculado el afiliado antes del día 150 para que esta entidad continúe efectuando el reconocimiento económico de incapacidades que se puedan generar superiores a los 181 días y realice la calificación de la pérdida de la capacidad laboral.

Recuerda que es fundamental realizar el proceso de transcripción de las incapacidades en los siguientes 30 días calendario contados a partir de su fecha de expedición para lograr que este acompañamiento de remisión se dé en los plazos señalados y se realice el reconocimiento oportuno de las incapacidades en los primeros 180 días y los posteriores ante el fondo de pensiones.

Inscribe tu cuenta bancaria

Antes de solicitar el pago de tu licencia o incapacidad, como empleador o cotizante independiente, debes inscribir tu cuenta bancaria radicando los siguientes documentos en la Oficina de Atención al Afiliado, dirigidos a la Dirección de Gestión Tributaria:

  1. Formato de solicitud de creación o actualización de terceros completamente diligenciado para persona jurídica y natural.

    Documentos persona jurídica 
    (Empleadores identificados con número de Identificación Tributaria NIT)
  • Copia de RUT.
  • Copia del documento de identificación del representante legal.
  • Certificado original de Cámara de Comercio o certificado de existencia y representación Legal con vigencia no mayor a 30 días.
  • Certificación bancaria de una cuenta a nombre del empleador o cotizante independiente adscrita a la Red ACH con vigencia no mayor a 90 días.

    Documentos persona natural
  • Certificación bancaria de una cuenta a nombre del empleador o cotizante independiente adscrita a la Red ACH con vigencia no mayor a 90 días. Si no posees una cuenta bancaria, podrás solicitar que el pago se realice directamente a tu nombre por ventanilla.
  • Copia del documento de identificación.

¿Qué debes tener en cuenta?

  • El proceso de inscripción de cuenta se realiza en un plazo ocho (8) días hábiles contados a partir del día siguiente en que radicaste la solicitud. Para realizar el proceso de solicitud de pago a través de nuestro portal transaccional, deberás esperar a que haya transcurrido este tiempo.
  • La presentación de los documentos se requiere por primera y única vez o en caso de efectuar alguna novedad en tu razón social, representación legal o cuenta bancaria.
  • La inscripción de tu cuenta en nuestro sistema de información solo podrá realizarse si cumples con todos los requisitos. Podrás solicitar información del resultado de tu trámite en la Oficina de Atención al Afiliado donde solicitaste la inscripción.
  • De acuerdo con lo establecido normativamente, únicamente los empleadores o cotizantes independientes pueden solicitar el reconocimiento económico de incapacidades y licencias. Por lo tanto, la cuenta bancaria inscrita debe estar a nombre del empleador o cotizante independiente.

Radica tu solicitud de pago

Como empleador o cotizante independiente, tu solicitud de pago por concepto de incapacidades y licencias debe ser radicada únicamente a través de Trámites en línea.

Requisitos para realizar tu solicitud de pago

  • Tener un usuario registrado en Trámites en línea.
  • Tener una cuenta bancaria registrada en nuestro sistema de información para abono por concepto de prestaciones económicas.

¿Cómo realizar tu registro en el Portal Transaccional?

  • Ingresa a Trámites en Línea desde nuestra página web www.nuevaeps.com.co 
  • Selecciona “Solicitar un nuevo usuario”, lee y acepta las condiciones de servicio.
  • Selecciona la opción “Empleador” e ingresa tus datos en el formulario y acepta.

Una vez ingreses toda la información, recibirás en el correo electrónico registrado el usuario y la contraseña para acceder a los servicios ofrecidos en el Portal Transaccional de NUEVA EPS.

¿Cómo realizar tu solicitud de pago?

  • Ingresa a nuestra página web www.nuevaeps.com.co y selecciona Trámites en línea
  • Digita tu usuario y contraseña e ingresa, así se activará la opción de “Servicio en línea”.
  • También se habilitará el botón de “Empleador”. Ingresa y selecciona la empresa para la cual deseas realizar tu solicitud de pago.
  • En el menú “Incapacidades” selecciona “Solicitudes de pago”
  • Elige la forma de pago, las incapacidades que deseas cobrar y selecciona la opción “Enviar”.

En cumplimiento de la Circular 011 de la Superintendencia de Salud, la solicitud de pago de incapacidades y licencias debe realizarse con la periodicidad de la nómina y por la parte causada por esta razón las incapacidades y licencias expedidas a sus empleados estarán disponibles para cobro 30 días después de la fecha de inicio de las mismas.

Las incapacidades con acumulados superiores a 540 días pueden ser solicitadas para cobro por el aportante a través de comunicación escrita radicada en la Oficina de Atención al Afiliado

Según la normatividad vigente, las siguientes incapacidades no están a cargo de la EPS y, por lo tanto, no están disponibles para cobro a través del portal transaccional:

  • Incapacidades iniciales inferiores a tres (3) días: a cargo del empleador, según Decreto 2943 del 17 de diciembre de 2013.
  • Incapacidades con acumulados superiores a los 180 días, a cargo de la Administradora Fondo de Pensiones (AFP), según Decreto Ley 019 de 2012.
  • Incapacidades con origen accidente de trabajo o enfermedad profesional, a cargo de la Administradora de Riesgos Laborales (ARL), según Decreto 1295 de 1994.

Consulta tu incapacidad

A través de nuestra plataforma de Trámites en línea, puedes consultar el estado de tu incapacidad o licencia y descargar tus certificados en las siguientes opciones:

  • Consulta giro de incapacidades: verifica el detalle de las incapacidades y licencias pagadas que son transferidas a tu cuenta o fueron reclamadas en las sucursales Bancolombia. El detalle estará disponible para descargar dos semanas después de realizada la transferencia o efectuada la reclamación del pago por ventanilla.
  • Generación certificado de incapacidad y licencia: obtén los certificados de incapacidades y licencias luego de haber efectuado el proceso de trascripción o una vez finalizada la consulta en nuestras IPS exclusivas. 
  • Generación certificado fondo de pensiones: descarga la relación de incapacidades expedidas para iniciar los trámites ante el fondo de pensiones.
  • Estadísticas de incapacidad: como empleador, puedes consultar el estado de las incapacidades transcritas, así como las solicitudes de pago efectuadas en los últimos seis (6) meses. En esta opción también se incluyen las fechas de transferencia y los valores reconocidos  en los últimos tres (3) años contados hacia atrás a partir de la fecha en que realizas la consulta. 
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